Event management, známý také jako organizace a řízení akcí, je dynamický a komplexní obor, který zahrnuje plánování, koordinaci a realizaci různých typů akcí. Ty mohou zahrnovat koncerty, konference, firemní akce, svatby, festivaly a mnoho dalších. Úspěšné zvládnutí event managementu vyžaduje kombinaci organizačních dovedností, kreativity a schopnosti řešit problémy v reálném čase. Smsticket je nástroj navržený pro podporu pořadatelů v klíčových fázích event managementu. Funkce smsticketu jsou tak úzce propojeny s klíčovými aspekty event managementu:
Role smsticketu v jednotlivých fázích event managementu:
1. Plánování a příprava
První krok zahrnuje stanovení cílů a účelů akce, výběr místa, časového harmonogramu, rozpočtu a logistiky. Důležité je také vytvoření podrobného plánu, který zahrnuje všechny stránky akce od začátku až do konce. Díky smsticketu můžete akci rychle spustit a začít prodávat vstupenky během několika minut, což je ideální v případě, kdy je potřeba jednat rychle.
Pokud čekáte na tiskové a reklamní materiály, můžete ještě před spuštěním prodeje v pořadatelském rozhraní stáhnout QR kód akce, který pak jednoduše vložíte na propagační materiály. Jakmile bude prodej spuštěn, mohou návštěvníci oskenováním tohoto QR kódu (na plakátu, letáku, v brožurce, v emailu…) zjistit více o události a rovnou zakoupit vstupenky. Před zahájením předprodeje si můžete nastavit různé cenové kategorie i ve vlnách a připravit slevové kódy pro kampaně.
Jak s pomocí smsticketu lépe zvládnout přípravu na akci:
- Kdy spustit předprodej vstupenek?
- Prodáváte vstupenky na akce? Vyzkoušejte zdražování ve vlnách.
- Podpora předprodeje vstupenek s pomocí slevových kódů.
2. Marketing a propagace
Pro úspěšnou akci je klíčové, aby byla dobře propagována. To zahrnuje využití různých marketingových kanálů, jako jsou sociální média, email marketing, PR kampaně a spolupráce s influencery. Smsticket proto nabízí mnoho bezplatných funkcí pro podporu propagace i marketingu a také pokročilé marketingové a grafické služby, které jsou cenově dostupné pro širokou škálu pořadatelů, včetně těch menších. Unikátní funkcí jsou reklamní SMS, které umožňují snadné pozvání návštěvníků na další akce prostřednictvím SMS zpráv.
Více informací o tom, jak smsticket pomáhá s prodejem:
- Jak jsme pomohli zaplnit hlediště s pomocí marketingových kampaní
- Pokročilé marketingové a grafické služby pro pořadatele
- Bezplatné nástroje na propagaci a prodej vstupenek na vaše akce
3. Odbavení, řízení a koordinace
Během samotné akce je důležité zajištění plynulého odbavení, průběhu, včetně koordinace všech zúčastněných stran, jako jsou dodavatelé, účinkující, personál a návštěvníci. Jednou z oblíbených technologií v smsticketu jsou QR kódy, které se používají jak pro propagaci události, tak pro nákup a zobrazení vstupenek.
Každá vstupenka je vybavena unikátním QR kódem, což usnadňuje a zrychluje kontrolu při vstupu na akci. Pro odbavení se používá bezplatná mobilní aplikace Brána nebo profesionální čtečka, kterou si mohou pořadatelé od smsticketu zakoupit. Díky tomu je kontrola u vstupu snadná a rychlá, čímž se minimalizují fronty. Jakmile je unikátní kód vstupenky oskenován, není možné vstupenku znovu použít. Použití přístrojů pro odbavení zabraňuje možnosti, že by se s jednou vstupenkou dostalo dovnitř více osob.
Jak efektivně využíváme QR kódy pro rychlé odbavení návštěvníků:
Autor fotografie: David Parik
4. Technologie
Moderní technologie hrají v event managementu stále důležitější roli, včetně využití softwarových nástrojů pro plánování a správu akce a aplikací pro interakci s účastníky. Díky smsticketu není nutná složitá instalace softwaru, vše je dostupné přes jednoduché webové rozhraní.
Pro pořadatele, kteří preferují prodej vstupenek na vlastním prodejním místě, máme k dispozici elektronickou pokladnu zdarma, která usnadňuje evidenci prodejů v hotovosti (platí se pouze za případnou asistenci s nastavením). Sami si můžete zvolit, zda chcete tisknout vstupenky v PDF formátu nebo chcete vyzkoušet naši profesionální termotiskárnu. V případě potřeby místenkového systému pro vaši akci jsme připraveni jej pro vás připravit.
Více o pokladním systému i místenkovém prodeji:
- Jednoduchý a dostupný pokladní systém pro malé i velké pořadatele
- Pořádáte akci na sezení? Připravíme vám mapu hlediště na míru!
5. Analýza, reporting a zpětná vazba
Po ukončení akce je klíčové provést hodnocení, analyzovat zpětnou vazbu od účastníků a identifikovat oblasti pro zlepšení pro budoucí akce. Smsticket vám poskytuje detailní přehledy o prodejích a odbavených vstupenkách, což vám umožní ověřit skutečnou návštěvnost a optimalizovat budoucí marketingové strategie.
Smsticket poskytuje podrobná data nejen o prodeji, ale také umožňuje získávat informace o návštěvnících, kteří dávají souhlas s kontaktováním pro další nabídky. Díky smsticketu může pořadatel své návštěvníky akce znovu oslovit jak formou emailu, tak formou informační nebo reklamní SMS. Součástí služeb jsou i podklady pro účetnictví – reporty, vyúčtování a faktury.
K jakým datům máte se smsticketem přístup a jak naložit s účetnictvím:
- Chcete, aby byly vaše akce pořád lepší? Využívejte podrobná data smsticket
- Jak správně doložit příjmy při prodeji vstupenek?
Uvažujete o nástroji, který vám pomůže s event managementem? Vyzkoušejte náš moderní a zároveň velice flexibilní vstupenkový systém, který pomůže s prodejem, propagací a také odbavením. Ozvěte se nám na e-mail poradatel@smsticket.cz, rádi se Vám budeme věnovat.
Úvodní obrázek pochází ze stránky www.czechdesign.cz