Dali jsme dohromady checklist, který může pomoci začínajícím pořadatelům zorganizovat úspěšnou akci pro veřejnost. Všechny uvedené body vnímáme jako důležité při přípravě akce, jejím průběhu a po jejím skončení. Věříme, že i zkušenějšímu pořadateli může toto čtení utřídit myšlenky a lépe se orientovat v celém procesu.
Checklist jsme rozdělili do dvou článků. Tento první se věnuje období před začátkem akce, ten druhý po jejím začátku. Jdeme na to!
Sestavit realizační tým
Uspořádat menší akci v jednom člověku se sice možná dá, ale nedoporučujeme to nikomu. Obklopte se šikovnými lidmi, kteří rozumí dílčím úkonům a svěřte jim část práce, která jim půjde dobře od ruky.
Máte kamarádku grafičku? Požádejte ji o tvorbu plakátu a několik doprovodných grafických materiálů pro průběžnou propagaci akce. Fotí váš kamarád slušné fotky z ulic vašeho města? Třeba by vám přišel fotit i vaši akci.
foto: realizační tým festivalu Beseda u Bigbítu, zdroj: Facebook festivalu
Jejich práce samozřejmě většinou něco stojí, ale mělo by se to vyplatit. A možná budete jejich ochotou vám pomoci a na něčem zajímavém se podílet, překvapeni.
Zvolit vhodný termín
Termín akce hraje větší roli, než se zdá. A tím nemyslíme, že není vhodné dělat venkovní akci v lednu. Navnímejte populární dny ve vašem městě. Berte v potaz i konkurenci a možnou termínovou kolizi s jinou akcí s podobnou cílovkou.
V pátky to kulturou pořádně žije, ale také je nejvíce akcí a tím pádem největší konkurence. Na první pohled neatraktivní den může být pro malou akci naopak vhodnější.
A kdy mají lidé nejvíc peněz a chuť vyrazit za kulturou? Bude to spíše blízko po výplatě než těsně před ní. V lednu po Vánocích lidé zase nemají příliš peněz, navíc venku je zima. Neméně důležité je promyslet i to, kdy chcete předprodej vstupenek spustit.
Vybrat správné místo
Každá akce se musí někde konat. Vyberte takové místo, které odpovídá svou velikostí a atmosférou vaší chystané akci. Důležité je také technické vybavení, dopravní dostupnost, cena nájmu nebo jak je dané místo mezi lidmi celkově vnímáno.
Zamyslete se, kam by formát vaší akce nejlépe sedl, kde se váš typický návštěvník bude dobře cítit.
Sestavit rozpočet
Spočítejte si to, to je základ. Musíte vědět, co si můžete dovolit, kolik co zhruba bude stát a jestli je vaše představa o akci vůbec reálná. A tím nemyslíme, jestli vyděláte. Ale jestli je vůbec šance akci ufinancovat.
Netrapte se, že předem nevíte přesné položkové sumy. Jistěji se cítit vám pomůže i hrubý odhad. A zkuste na nic nezapomenout!
Pronájem prostor, zapůjčení potřebné techniky, honorář vystupujících, cestovní náklady, tvorba grafických materiálů, rozpočet na reklamu, provize z prodeje vstupenek! A nezapomeňte na rezervu na nečekané náklady.
Stanovit ceny vstupenek a odhadnout jiné příjmy
Vedle červeného excelovského sloupečku s náklady si vytvořte i ten příjemnější, zelený. Většina příjmu akce bude pravděpodobně z prodeje vstupenek. Zde je matematika jednoduchá. Příjem z teoreticky všech prodaných vstupenek by měl citelně převyšovat celkové náklady.
V této kalkulaci buďte vždy střízliví a realističtí. Drtivá většina akcí nebývá vyprodaná a tak by váš finanční „break-point“ měl být někde nad polovinou nabízené kapacity.
Zkuste se také zamyslet, jestli neexistuje i další zdroj příjmu, který vám zvýší šanci na finanční úspěch akce. Může to být merchandising nebo partner akce, který vám třeba jen drobně přispěje. Za pokus stojí i dialog s provozovatelem prostoru, jestli by nebyl ochotný při vyšší tržbě na baru vám finančně pomoci, nebo snížit cenu nájmu.
Pokud si pronajímáte prostor bez baru a občerstvení, zřiďte tyto služby vy. Nebo si zajistěte gastro partnera, který naopak vám zaplatí za možnost zřízení baru. Navíc si můžete od smsticketu zapůjčit platební terminály, které vám umožní pohodlně přijímat karty, zrychlí obsluhu a poskytnou jasný přehled tržeb. Návštěvníci nejsou omezeni hotovostí, mohou zaplatit hned a často díky tomu utratí víc, takže roste obrat.
Zajistit propagaci
Některé akce trpí na nízkou návštěvnost. A často je to nedostatečnou propagací. Konkurence je obrovská a kdo není vidět, jako by nebyl. Propagaci určitě věnujte dostatečný čas a minimálně 10% vašeho finančního rozpočtu akce.
Nasazením akce do předprodeje to začíná. Mějte patřičně vyplněné informace o akci, vizuálně lákavý plakát, předprodej propojený s Facebookovou událostí, kterou určitě nezapomeňte vytvořit. Nevěřte báchorkám, že Facebook už nikdo nesleduje.
Mějte plán a promyslete marketingový mix vaší akce. Sociální sítě, vlastní web, tematické nebo regionálně kulturní weby a zamyslete se i nad fyzickým výlepem plakátů v daném městě. Určitě musí být plakát v prostoru budoucího konání akce! Tvořte obsah pro vaše sociální sítě a šiřte ho.
Mnohdy je klíčová i propagace ze strany vystupujících a místa konání. Trvejte na tom, aby vám s propagací pomohli. Trojúhelník spolupráce všech zapojených stran (pořadatel, vystupující a místo konání) je cestou k úspěchu. Je v zájmu všech, aby se akce podařila.
S propagací vám pomáhá i smsticket. Vaše akce je listovaná a doporučovaná v naší nabídce a na všech partnerských webech. Nabízíme také realizaci Facebook, Instagram, e-mail a SMS kampaní. Budujte si databázi návštěvníků a používejte ji při propagaci dalších vašich akcí!
Termín, místo konání a rozpočet akce máme stanovený. Předprodej vstupenek i propagace je v běhu. Co následuje, si řekneme v navazující druhé části tohoto článku. Na co se připravit, jak odbavit vstupenky, tipy k průběhu akce a konečné vyúčtování akce. Nebojte, dopadne to dobře.
Další tematické články:
- Jak lépe poznat a oslovit své publikum
- Odbavení vstupenek nově i mobilními telefony Apple
- Naše technologické novinky v roce 2025
Hodně štěstí v přípravách vaší nadcházející akce a nezapomeňte, že máte v zádech ticketing partnera, který je vám vždy připraven pomoci. S vašimi potřebami týkajícími se vstupenek pište na adresu poradatel@smsticket.cz.