Newsletter pro pořadatele akcí: Jak využít databázi návštěvníků a prodávat více vstupenek

by Anna Filkuková

Každá prodaná vstupenka je víc než jen úspěšný prodej. Je začátkem vztahu s člověkem, který se může na vaše akce vracet i v budoucnu. Ne každý pořadatel ví, že se seznamem svých návštěvníků může dále pracovat a jednoduše je informovat o dalších akcích prostřednictvím newsletteru.

Návštěvník, který už byl na vašem koncertě, festivalu, divadelním představení nebo workshopu, se bude s velkou pravděpodobností zajímat i o další program. Pravidelný newsletter vám pomůže zůstat s publikem v kontaktu a proměnit jednorázové hosty v pravidelné návštěvníky.

Jak využít potenciál své databáze návštěvníků

Každý prodaný lístek představuje příležitost navázat dlouhodobý vztah s publikem. Místo neustálého oslovování nových lidí můžete svůj program připomínat těm, kteří už vás znají a vaší akci věnovali svůj čas i peníze. Při prodeji vstupenek přes smsticket máte databázi návštěvníků vždy k dispozici. V přehledu nákupů najdete u každého zákazníka:

  • datum nákupu,
  • jméno a příjmení,
  • e-mailovou adresu,
  • počet zakoupených vstupenek,
  • a samozřejmě také informaci o souhlasu se zasíláním obchodních sdělení. U každého kontaktu tak snadno zjistíte, zda vám zákazník udělil souhlas se zasíláním obchodních sdělení, a podle toho s ním můžete dále komunikovat v souladu s platnou legislativou.

Seznam návštěvníků jednotlivých akcí lze jednoduše exportovat do souboru XLSX a následně importovat do e-mailingového nástroje.

Databáze návštěvníků přitom není jen seznam e-mailových adres. Je to komunita lidí, kteří si už jednou vybrali právě vaši akci. Pravidelnou komunikací posílíte vztah s publikem a podpoříte návštěvnost dalších akcí. Právě vracející se návštěvníci bývají jedním z nejdůležitějších pilířů úspěšných kulturních akcí.

Jak je to s GDPR?

Při rozesílání newsletterů je důležité vědět, komu lze obchodní sdělení zasílat. V smsticketu proto u každého nákupu najdete informaci o tom, zda zákazník udělil souhlas se zasíláním obchodních sdělení.

  1. V případě udělení souhlasu můžete zákazníka informovat o všech svých akcích.
  2. Neudělení souhlasu automaticky neznamená, že daného zákazníka nemůžete kontaktovat. Česká legislativa za určitých podmínek umožňuje oslovit i stávající zákazníky, například při propagaci vašich vlastních obdobných akcí. Vždy je však potřeba dodržet podmínky platné legislativy.

Každý newsletter by měl zároveň obsahovat jednoduchou možnost odhlášení z odběru. Profesionální e-mailingové nástroje tuto funkci zajišťují automaticky.

Pracujte pouze s kontakty získanými legální cestou a vyhněte se zakoupeným databázím nebo kontaktům z neověřených zdrojů.

Proč neposílat newsletter z běžné e-mailové schránky?

Běžné e-mailové schránky, jako je Gmail, Seznam nebo Outlook, nejsou určené pro hromadné rozesílání newsletterů ani obchodních sdělení, a to zejména z následujících důvodů:

1. Hrozí zablokování účtu

Při odeslání většího množství stejných e-mailů může poskytovatel rozesílku vyhodnotit jako spam. Výsledkem bývá omezení odesílání zpráv nebo dočasné zablokování účtu. Profesionální e-mailingové nástroje jsou navržené tak, aby měly co nejlepší doručitelnost a vaše newslettery měly výrazně větší šanci dorazit přímo do doručené pošty.

2. Nebudete mít k dispozici žádné přehledy

Při ručním odesílání newsletteru nezjistíte, kolik lidí e-mail otevřelo, kdo kliknul na odkaz ani jak úspěšná byla celá kampaň. Specializované e-mailingové nástroje tyto statistiky zobrazují přehledně na jednom místě. Na jejich základě snadno zjistíte, jaký obsah vaše návštěvníky zajímá nejvíce a které kampaně přinášejí nejlepší výsledky.

3. Správa kontaktů bude zbytečně složitá

Profesionální e-mailingové služby automaticky zpracovávají odhlášení z odběru, takže nemusíte ručně upravovat databázi kontaktů a máte jistotu, že pracujete s aktuálním seznamem odběratelů.

Jaký e-mailingový nástroj zvolit?

Pro pravidelné rozesílání newsletterů doporučujeme využít specializovaný e-mailingový nástroj. Pro většinu českých pořadatelů je vhodnou volbou například Ecomail, který nabízí vše potřebné pro profesionální e-mailovou komunikaci. Velkou výhodou je české prostředí, intuitivní ovládání i česká zákaznická podpora. Díky tomu zvládnou připravit profesionálně vypadající newsletter i pořadatelé, kteří s e-mail marketingem teprve začínají.

Newsletter by neměl být jen reklamou na další akci. Nabídnete-li návštěvníkům zajímavý obsah, bude mnohem jednodušší udržet s nimi kontakt i mezi jednotlivými akcemi.

Newsletter vám pomůže:

  • upozornit na spuštění předprodeje nebo poslední volná místa,
  • představit nový program nebo účinkující,
  • informovat o změnách či přidaných termínech,
  • nabídnout věrným návštěvníkům zvýhodněné vstupné, slevy nebo přednostní nákup,
  • sdílet fotografie a videa nebo zákulisní informace z minulých akcí,
  • budovat komunitu kolem svých akcí.

S pomocí UTM parametrů navíc můžete prostřednictvím bezplatného nástroje Axima Analytics sledovat, kolik návštěvníků přišlo na stránku vaší akce z newsletteru a jaký vliv měla e-mailová kampaň na prodej vstupenek.

Pár tipů pro úspěšnější newsletter

  • Pište stručně a přehledně.
  • Jeden newsletter by měl propagovat jednu hlavní myšlenku nebo akci.
  • Používejte kvalitní fotografie.
  • Odkaz na nákup vstupenek umístěte na dobře viditelné místo.
  • Pravidelně sledujte statistiky otevření a prokliků a podle nich svou komunikaci průběžně vylepšujte.

Chcete oslovit ještě více lidí? Zkuste e-mailing na míru

Vlastní newsletter je ideální pro komunikaci s lidmi, kteří už vaše akce znají. Vedle toho ale můžete svůj program představit i širšímu okruhu zájemců prostřednictvím služby placené e-mailové kampaně.

V smsticketu pracujeme s rozsáhlou databází příjemců, kteří udělili souhlas se zasíláním nabídek podobných akcí. Pro každou kampaň pečlivě vybíráme cílovou skupinu tak, aby se informace o vaší akci dostaly k těm správným lidem.

Stačí nám dodat podklady k akci a o vše ostatní se postaráme. Připravíme obsah newsletteru podle charakteru vaší akce, navrhneme jeho grafickou podobu, vybereme vhodnou cílovou skupinu, zajistíme rozesílku a po skončení kampaně vám zašleme přehledný report s výsledky.

Mohlo by vás také zajímat:

Chcete vyzkoušet naši placenou e-mailovou kampaň? Ozvěte se nám na poradatel@smsticket.cz nebo nám jednoduše zašlete poptávku přímo z vašeho pořadatelského rozhraní. Rádi vám poradíme s výběrem vhodného řešení, nastavením kampaně i jejím cílením tak, aby oslovila lidi, které vaše akce skutečně zajímají.