V první části tohoto dvoudílného blogu jsme se věnovali přípravám a krokům, které jsou stěžejní před začátkem akce. Pokud jste první článek nečetli, doporučujeme začít čtení právě tam.
V textu níže se zaměříme na období od startu akce až po její konečné uzavření. Pozor, za několik hodin otvíráme!
7. Připravit prostory
I přes to, že jste vybrali to nejvhodnější místo ve městě, každý prostor má svá specifika a pouze výjimečně bude místo konání rovnou ideálně připravené pro typ vaší akce. Rozhlédněte se kolem sebe, zkuste se vcítit do role návštěvníka. Zamyslete se nad akustikou, hlasitostí produkce, osvětlením podia, rozmístěním sezení, šatnou nebo i decentní výzdobou.
foto: klub Music Lab, zdroj: musiclab.cz
Mnohdy jsou to snadno realizovatelné drobnosti, díky kterým se pak vaši návštěvníci cítí lépe. Zapálená vonná svíčka, odstranění reklamních poutačů na stolech, podkresová hudba před začátkem produkce, utlumené osvětlení, nakopávající welcome drink zeleného čaje.
Vždy veďte dialog s manažerem prostoru a technikem. Sdělte jim vaši představu a požadavky, společně si projděte harmonogram akce.
foto: Cabaret des Péchés, zdroj: Facebook Cabaret des Péchés
8. Odbavit vstupenky návštěvníků
Mnoho pořadatelů se této chvíle obává, přitom je to možná vůbec to nejjednodušší. Každá prodaná nebo hostovská vstupenka má svůj unikátní QR kód. Vstupenku mžikem oka odbavíte aplikací smsticket Brána, kterou si nainstalujete do jakéhokoliv mobilního telefonu. V případě větších akcí s vyššími stovkami prodaných vstupenek doporučujeme si od nás zapůjčit profesionální odbavovací čtečku ZEBRA. Stačí napsat e-mail na poradatel@smsticket.cz a my vám čtečku nebo čtečky pošleme.
Odbavovací aplikaci smsticket Brána pro iOS stáhnete zde a pro Android zde.
Svoji pozornost věnujte i označení návštěvníků při vstupu na akci. Většina pořadatelů používá identifikační pásky na ruku. Lze použít i razítko. Promyšlenější systém budete potřebovat ve chvíli, kdy z organizačního důvodu potřebujete odlišit jednotlivé návštěvníky. Například osoby mladší 18 let, jednodenní a dvoudenní vstupenky, VIP vstupenky... To vyřešíte vícero barvami pásků.
Obecně doporučujeme mít na vstupu na akci minimálně dvě osoby. Jedna osoba odbavuje vstupenky a případně se stará o prodej na místě, druhá osoba páskuje návštěvníky. Mějte evidenci počtů pásků. To je důležité zejména, pokud prodáváte vstupenky i na místě.
9. Zajistit prodej vstupenek na místě
Pokud plánujete prodej vstupenek i na místě, budete potřebovat fyzickou kasu, drobnější hotovost na vracení a vést evidenci uskutečněných prodejů. Rostoucím trendem je ale prodej vstupenek za hotové vůbec nenabízet a nahradit ho platebním terminálem, nebo stále běžícím online prodejem na smsticketu.
Prodej vstupenek na smsticketu totiž lze nechat běžet i po oficiálním startu akce. Lidé si tak mohou vstupenku koupit pomocí platební karty, Apple Pay nebo Google Pay i těsně před vstupem. Takto na poslední chvíli prodaná vstupenka se automaticky nahraje do právě odbavované databáze vstupenek a obratem ji i odbavíte aplikací Brána.
Toto řešení má několik dalších výhod:
- Nemanipulujete s hotovostí a tím pádem jsou vaše peníze v naprostém bezpečí.
- Máte všechny peníze a kompletní přehled tržeb z předprodeje i prodeje na místě na jednom místě. To jsou cenná data.
- Automaticky vznikají všechny účetní podklady a co je možná vůbec to nejlepší – sbíráte kontakty od všech návštěvníků.
Pokud jste zvyklí vstupenky na místě prodávat dráž, lze od určité chvíle zdražit i online prodej.
10. Průběh akce
Je dobré celé dění akce vnímat a zapsat si i nějaké poznámky a postřehy. Není od věci se i zeptat na zpětnou vazbu vašich návštěvníků.
foto: momentka po podařeném koncertu v klubu Melodka, zdroj: Facebook Melodka
A tento bod je extrémně náročný, ale pokuste se o to… :) Zkuste si tu akci, kterou jste měsíce připravovali a nyní se skutečně děje, také sami trochu užít!
11. Celkové vyúčtování
Gratulujeme, máte to úspěšně za sebou! Teda skoro. Nyní je potřeba uhradit všechny vzniklé náklady, akci vyúčtovat a v případě potřeby zavést do vašeho účetnictví.
Začněte tím, že si v smsticket pořadatelském rozhraní vyplatíte tržbu ze vstupenek. Peníze na vás účet dorazí nejbližší pracovní den. Pokud jste si vytvořili tabulku s náklady, kterou jsme zmiňovali v 1. části tohoto blogu, nyní je čas si ji znovu otevřít a doplnit ji dle skutečných nákladů. Do sloupečku s příjmy napište tržbu ze vstupenek, do nákladů zaveďte každou vaší nákladovou položku. Nyní už byste měli vědět, jak vaše akce finančně dopadla.
Pravděpodobně jste některé náklady museli zaplatit už před akcí, jiné platby na vás teprve čekají. Do účetnictví vašeho pořadatelského subjektu dle příslušných povinností zařaďte nákladové a příjmové doklady.
12. Účetní podklady z prodeje vstupenek
Potřebné účetní dokumenty související s prodejem vstupenek přes smsticket naleznete v pořadatelském rozhraní v záložce Pro účetnictví. Report Kč eviduje váš příjem ze vstupenek (příjmový doklad) a Faktura Kč obsahuje naši provizi (nákladový doklad).
Účetní podklady ke stažení v pořadatelském rozhraní smsticketu
Pozor, tyto účetní podklady vznikají ve vašem pořadatelském rozhraní vždy na začátku dalšího měsíce. To znamená, že např. podklady za říjen zde uvidíte až první, nebo druhý listopadový den.
Závěrem
Uběhlo klidně i několik měsíců průběžné práce. Nebylo to jednoduché a určitě to nebylo bez nervů. V lepším případě jste akci zvládnuli ufinancovat, v tom ještě lepším jste i něco vydělali. V horším scénáři jste v mínusu a to není příjemné. K tomu snad jen dodáme, že se to občas prostě stane. Nikdo (tedy alespoň my ne) neříkal, že pořádat kulturu je snadné.
Smyslem naší práce v smsticketu je pořadatelům celý proces maximálně usnadnit. Poskytujeme kompaktní a zároveň komplexní ticketingové řešení, které pořadatele doprovází od začátku do konce v jejich pořadatelském snažení. A protože i my jsme pořadatelé (s oblibou říkáme dělníci kultury), kteří si čas od času kulturní akci uspořádají, věříme, že víme, co pořadatel od ticketing řešení očekává.
Další tematické články:
- Checklist pro uspořádání akce – 1. část
- 3 praktické příklady využití slevových kódů
- Možnosti tisku papírových vstupenek
Držíme vám palce s vaší první i desátou akcí a nezapomeňte, že v případě spolupráce s námi jsme vám kdykoliv k ruce. Na e-maiové adrese poradatel@smsticket.cz jsme stále připraveni pomoci.
úvodní fotografie: bar a galerie Spektrum, zdroj: fleda.cz