Pozvánka formou vstupenky na akce – elegantně, snadno a zdarma

by Anna Filkuková

Pořádáte kulturní, společenskou nebo sportovní akci a chcete pozvat partnery, VIP hosty nebo novináře profesionálně, přehledně a bez zbytečné administrativy? Smsticket vám nabízí elegantní řešení: rozesílání personalizovaných vstupenek zdarma – přímo e-mailem, včetně PDF přílohy a možnosti přidání do Apple Wallet.

Ať už zvete jednoho hosta, nebo stovku, máte celý proces pod kontrolou. Nemusíte nic instalovat, objednávat externí modul ani řešit složité nastavení. Stačí vyplnit jednoduchou excelovou tabulku, nahrát ji do rozhraní akce a během několika minut mohou být vaše vstupenky u všech pozvaných. Vizuál navíc snadno přizpůsobíme stylu vaší značky či události.

Seznam hostů stojí na jednoduchém Excelu

Díky tomu, že je celý proces postavený na jednoduché excelovské tabulce, je možné vstupenky poslat klidně i stovkám lidí najednou a přitom mít vše pod kontrolou. Smsticket tuto funkci nabízí jednoduše a přehledně přímo v rozhraní události. Místo obyčejných pozvánek tak můžete posílat hezké vstupenky, které mají všechny moderní vlastnosti, dají se uložit do Apple Peněženky, jsou napojené na uživatelský účet a lze je kontrolovat při vstupu stejně jako běžně zakoupené vstupenky.

Vstupenky bez vstupného, ale se vším, co mají mít

Tato funkce je ideální pro pořadatele, kteří běžně vstupenky prodávají, ale zároveň chtějí profesionálně a elegantně pozvat partnery, sponzory nebo novináře. Jak jsme již zmínili, klíčovou roli v celém procesu hraje zjednodušená Excelová tabulka. Právě díky ní je možné:

  • automaticky odeslat vstupenku e-mailem,
  • přiložit ji zároveň jako PDF do přílohy,
  • aktivovat možnost uložení do Apple Wallet,
  • a navíc – pokud má uživatel účet na smsticketu, vstupenka se mu automaticky přiřadí k jeho profilu. To znamená, že i když váš host omylem email smaže, nebo ztratí telefon, vstupenku vždy bezpečně najde ve svém profilu a může si ji znovu poslat. (Vstupenku může opětovně zaslat i pořadatel).

PDF vstupenky vám připravíme s grafickým designem na míru tak, aby odpovídaly vizuálnímu stylu vaší značky i celkové atmosféře akce. A pokud pořádáte slavnostní večer, konferenci nebo událost s místenkovým sezením, můžeme pro vás zajistit i elegantní tištěné vstupenky ve stejném stylu.

Jak přesně funguje zvaní hostů přes smsticket?

Vstupenky s místenkovým sezením

V pořadatelském rozhraní události v administraci smsticketu najdete sekci „Pozvat hosty“. Pokud vaše akce zahrnuje místenkové sezení, nejprve v mapě označíte konkrétní místa, která chcete pro hosty zablokovat, a poté kliknete na možnost „Export pro guestlist“. Systém následně vygeneruje Excelovou tabulku, kde má každé místo svůj vlastní řádek. Ke každému řádku pak jednoduše dopíšete e-mailovou adresu, na kterou má být vstupenka odeslána.

Vstupenky bez místenky

U akcí bez místenek jednoduše otevřete Excelovou tabulku a do prvního sloupce uvedete e-mailovou adresu hosta, do druhého pak počet vstupenek, které má obdržet. Pozor! Jednomu návštěvníkovi lze najednou odeslat maximálně 20 vstupenek. Tabulku vždy uložte ve formátu .xlsx. Vyplněný soubor pak jednoduše nahrajete do rozhraní smsticketu pomocí funkce „Pozvat hosty“.

Po nahrání se zobrazí dialogové okno s potvrzením, například:

„Seznam 30 hostů (48 vstupenek) byl úspěšně načten.“

Zde máte dvě možnosti – seznam potvrdit nebo odstranit. Jakmile seznam potvrdíte, zobrazí se přehled, ve kterém dokončíte odeslání pozvánek:

  • Zvolíte konkrétní typ vstupenky (podle kategorií, které máte u akce nastavené),
  • můžete přidat vlastní poznámku, která bude vložena do e-mailu se vstupenkou (můžete například přidat osobní zprávu s poděkováním, instrukcemi ohledně občerstvení...),
  • a zobrazit si náhled e-mailu přesně tak, jak jej obdrží váš host.

Pozvánky tak působí profesionálně, máte nad nimi plnou kontrolu a zároveň si budujete databázi kontaktů.

Výsledek? Profesionální pozvánky na akce!

Každý pozvaný host dostane oficiální e-mail se vstupenkou, která:

  • je navíc přiložena i jako profesionální PDF k vytištění,
  • může být přidána do Apple Peněženky,
  • se automaticky přiřadí k jeho profilu na smsticket, pokud jej má. (To znamená, že i když host e-mail smaže nebo se k němu nemůže dostat, vstupenku najde i ve svém uživatelském účtu).

Mějte kontrolu nad vším, bez chaosu

Díky této funkci máte dokonalý přehled:

  • komu jste vstupenku poslali
  • kolik vstupenek jste rozdali
  • jaké kategorie jste použili

Seznam všech zaslaných vstupenek najdete přímo v záložce „Návštěvníci“, kde si můžete zobrazit seznam hostů přímo v rozhraní nebo stáhnout samostatný PDF seznam všech pozvaných hostů.

Vaše příští pozvánka už může být ze smsticketu!

Pokud hledáte způsob, jak hosty na akci pozvat stylově, přehledně a s osobním přístupem, využijte funkci odeslání vstupenek přes smsticket. Získáte profesionální vzhled, snadné odbavení, možnost místenkového sezení a nástroj pro budování vztahu s vašimi hosty. To vše bez tisknutí pozvánek, bez složitého nastavování a s jistotou, že hosté dostanou profesionální vstupenku rovnou do svého emailu.

Mohlo by vás také zajímat

Chcete to vidět v akci? Ozvěte se na poradatel@smsticket.cz – rádi vám vše ukážeme.